Com o avanço do calendário e o prazo final para entrega da declaração do Imposto de Renda 2025 se aproximando (31 de maio), empresas e profissionais que realizam viagens a trabalho precisam redobrar a atenção com a prestação de contas. Saber exatamente o que pode ser deduzido, como declarar reembolsos e quais documentos fiscais são aceitos é essencial para garantir conformidade com a Receita Federal.
Neste guia completo da R3 Viagens, uma das melhores agências de viagens corporativas em São Paulo, reunimos tudo o que você precisa saber sobre a declaração de despesas de viagens a trabalho — atualizado com a legislação vigente e com práticas recomendadas de gestão corporativa.
Por que declarar corretamente as despesas de viagens corporativas?
Empresas que investem em viagens para seus colaboradores devem garantir que os gastos corporativos estejam devidamente documentados e declarados no Imposto de Renda, seja no IRPF (Pessoa Física) ou no IRPJ (Pessoa Jurídica).
“Conformidade fiscal é parte essencial da maturidade de uma política de viagens. Um reembolso mal documentado pode parecer um ganho extra e gerar passivos fiscais indesejados.”
— Wilson Silva, diretor de marketing e tecnologia da R3 Viagens
Viagens corporativas incluem despesas como transporte aéreo, hospedagem, alimentação e deslocamentos locais. Mas atenção: não basta ter gasto — é preciso comprovar com documentos válidos e adequados à legislação brasileira.
O que pode ser declarado no IR 2025?
Veja as principais despesas de viagem que podem ser registradas na declaração, desde que estejam vinculadas a atividades profissionais:
| Tipo de Despesa | Pode Deduzir? | Documento Aceito |
|---|---|---|
| Passagens aéreas | Sim | Bilhete de Passagem Aérea (BPA) ou fatura/recibo |
| Hospedagem | Sim | Nota Fiscal emitida pelo hotel |
| Alimentação | Sim | Nota Fiscal de restaurantes |
| Transporte local (táxi, app, aluguel de carro) | Sim | Recibos ou comprovantes com datas e locais |
| Serviços auxiliares (telefonia, internet, taxas) | Sim | Recibos com descrição detalhada do uso |
Importante: Passagens aéreas não geram Nota Fiscal, e sim bilhete eletrônico, que é reconhecido pela Receita como documento fiscal hábil, conforme explicamos em nosso artigo “Obrigatoriedade da Emissão de Nota Fiscal por Agências de Viagens e Companhias Aéreas”.
Como declarar reembolsos no IRPF?
Se você é colaborador CLT e recebeu reembolso da empresa para cobrir despesas de viagem, deve declarar esses valores como rendimentos isentos, desde que possam ser comprovados com documentos válidos.
Passo a passo no programa da Receita Federal:
- Acesse a ficha “Rendimentos Isentos e Não Tributáveis”
- Selecione “Diárias e Ajuda de Custo” ou “Outros”, conforme disponível
- Informe o nome e CNPJ da empresa
- Detalhe o valor recebido e a natureza da despesa
- Mantenha os comprovantes arquivados por pelo menos 5 anos
Se o valor reembolsado não cobrir integralmente as despesas comprovadas, o excedente pode ser deduzido como despesa operacional para profissionais autônomos ou lançado no Livro Caixa.
Pessoa Jurídica: regras para empresas
Empresas que operam no regime de Lucro Real podem deduzir despesas com viagens corporativas como custos operacionais, desde que estejam devidamente registradas e integradas à contabilidade.
Já no regime de Lucro Presumido, há limitações quanto ao que pode ser deduzido, exigindo atenção à política de despesas e apoio contábil.
A recomendação é adotar uma gestão centralizada, com auditoria e relatórios integrados, como os oferecidos pela R3 Viagens, garantindo transparência e controle total sobre os gastos.
E se não houver Nota Fiscal?
Uma dúvida comum diz respeito à documentação fiscal válida para determinadas despesas. Vamos esclarecer:
Passagens aéreas
As companhias aéreas não são obrigadas a emitir Nota Fiscal, pois o serviço de transporte aéreo não sofre incidência de ICMS ou ISS, conforme a Instrução Normativa RFB nº 1.516/2014. O Bilhete de Passagem Aérea (BPA) é considerado documento fiscal oficial.
Hospedagem
A Nota Fiscal deve ser emitida pelo hotel onde o serviço foi prestado, e não pela agência intermediadora. A R3 Viagens, ciente da dificuldade de coleta desses documentos, oferece um serviço exclusivo de captura automatizada de Notas Fiscais de hospedagem, agregando valor à gestão de viagens corporativas.
Veja mais detalhes no artigo:
Obrigatoriedade da Emissão de Nota Fiscal – Blog R3 Viagens
Os erros mais comuns – e como evitar
- ❌ Declarar reembolso como rendimento tributável
- ❌ Incluir despesas pessoais como corporativas
- ❌ Não guardar bilhetes e comprovantes por tempo suficiente
- ❌ Misturar valores de diferentes viagens ou CNPJs
- ❌ Desorganização na prestação de contas
A gestão de viagens feita com apoio especializado reduz drasticamente o risco de erros. A R3 Viagens oferece ferramentas que facilitam a vida do colaborador e do departamento financeiro — com políticas parametrizadas, controle de orçamentos e relatórios para apoio contábil.
Dicas para uma gestão fiscalmente eficiente
- Mantenha uma política de viagens corporativas bem definida
- Use sistemas integrados de reservas, reembolsos e relatórios
- Faça a prestação de contas imediatamente após a viagem
- Solicite suporte contábil para revisar a declaração antes do envio
- Centralize a gestão com uma agência especializada como a R3 Viagens
Links úteis
- Declaração de Imposto de Renda – Receita Federal
- Consulta de situação cadastral no CPF
- Regulamento de Transporte Aéreo – Decreto nº 1.910/96
- Soluções de Consulta da Receita sobre Turismo
Conclusão
Declarar corretamente as despesas com viagens corporativas no IR é um passo essencial para manter a conformidade fiscal e evitar passivos tributários. A complexidade dos documentos, especialmente em relação à emissão de Notas Fiscais, reforça a importância de contar com uma agência especializada que conheça as nuances do setor.
Com a R3 Viagens, sua empresa tem segurança, agilidade e inteligência na gestão de viagens corporativas, com soluções que vão do planejamento à prestação de contas — incluindo o diferencial do serviço de captura de NFs de hospedagem.
Quer mais eficiência e segurança na sua próxima viagem corporativa?
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