No cenário corporativo de 2026, as viagens de negócios deixaram de ser apenas uma questão logística para se tornarem um pilar de estratégia financeira e retenção de talentos. Escolher a parceira ideal para gerir esses deslocamentos não é uma tarefa meramente operacional; é uma decisão que impacta diretamente o ROI da empresa e o Duty of Care (dever de cuidado) com o colaborador.

Muitas empresas ainda cometem o erro de selecionar uma agência baseando-se apenas no menor custo de taxa de serviço. No entanto, o “barato” pode sair caro quando a tecnologia falha ou quando não há um especialista humano para resolver uma crise na madrugada. Neste guia, detalhamos o que você deve avaliar para garantir uma gestão eficiente, segura e baseada em dados.

1. Por que a escolha da agência impacta seus resultados?

A agência de viagens (TMC) atua como o braço direito do gestor de viagens, RH e Financeiro. Uma escolha equivocada reflete em:

• Perda de Saving: Sem ferramentas de comparação e algoritmos de inteligência, a empresa perde oportunidades de tarifas mais competitivas.
• Baixo Compliance: Se a plataforma não for intuitiva, os viajantes farão reservas “por fora”, quebrando a política de viagens e gerando gastos invisíveis.
• Risco Reputacional e Jurídico: A falta de suporte em emergências coloca em risco a integridade física do colaborador, o que pode gerar passivos para a organização.

2. Critérios Técnicos: Tecnologia, Integrações e Plataformas

Em 2026, a tecnologia não é mais um diferencial, mas um pré-requisito. O que você deve procurar é a Inteligência de Dados.

• Self-Booking (OBT): A plataforma deve ser amigável e permitir que o próprio viajante faça suas reservas dentro dos parâmetros da empresa.
• Integração com BI e IA: A agência deve oferecer ferramentas que não apenas gerem planilhas, mas que “leiam” os dados e entreguem recomendações estratégicas. Procure por soluções que identifiquem tendências de aumento de custo ou oportunidades de melhoria na antecedência de compra.
• Módulo ESG: Relatórios de emissão de CO₂ e cálculos de compensação ambiental (como o número de árvores necessárias) são essenciais para empresas que possuem metas de sustentabilidade.

3. Critérios de Atendimento: Disponibilidade e SLA

A tecnologia resolve o padrão, mas o atendimento humano resolve a exceção.

O que avaliar em uma agência de viagens corporativas quanto ao serviço?

• Consultoria 24/7: Verifique se o atendimento em horários críticos é feito por uma equipe própria da agência ou por um call center terceirizado. O conhecimento do perfil do cliente em momentos de crise é vital.
• SLA (Service Level Agreement): Qual é o tempo de resposta para uma cotação complexa ou uma alteração emergencial? Acordos claros garantem que o seu time de campo não fique desamparado na estrada.
• Executivo de Contas Dedicado: Ter um consultor que entende a cultura da sua empresa e ajuda a revisar a política de viagens periodicamente transforma a relação de “fornecedor” para “parceiro estratégico”.

4. Critérios de Experiência e Especialização

O tempo de mercado e a carteira de clientes dizem muito sobre a resiliência de uma agência.

• Conhecimento Multimodal: A agência domina apenas o aéreo ou entende a complexidade da mobilidade do time de campo (rodoviário, locação de veículos, traslados)?.
• Expertise em Eventos: Se a sua empresa realiza convenções, a agência deve ter um braço especializado em logística de grupos e eventos corporativos.
• Cultura de Inovação: Uma TMC que ainda opera apenas com e-mails e planilhas manuais não conseguirá acompanhar a velocidade de uma empresa moderna.

5. Perguntas Essenciais para fazer na avaliação

Ao entrevistar potenciais agências, utilize estas perguntas prontas para validar a entrega:

1. Tecnologia: “Como a sua IA ajuda a identificar desvios de política antes que o mês termine?”.
2. Dados: “Os seus relatórios de BI podem ser integrados ao nosso ERP ou CRM para provar o ROI das viagens?”.
3. Segurança: “Como é o processo de localização de um viajante em caso de um desastre natural ou crise política no destino?”.
4. ESG: “Sua plataforma calcula a pegada de carbono por centro de custo e oferece opções de compensação?”.
5. Atendimento: “Quem responde às solicitações do meu time às 3h da manhã? É um bot ou um consultor com acesso ao nosso histórico?”.

6. Red Flags: Sinais de Alerta na Escolha

Fique atento a estes sinais que indicam que a agência pode não ser a ideal:

• Falta de transparência em taxas: Taxas ocultas ou “markups” em cima de tarifas acordadas.
• Resistência à tecnologia: Agências que desencorajam o uso do OBT em favor do atendimento offline (geralmente para cobrar mais taxas).
• Ausência de relatórios estratégicos: Se a agência apenas entrega faturas e não insights, ela é apenas uma emissora, não uma gestora.
• Alta rotatividade de equipe: Atendimentos que mudam de mãos constantemente prejudicam o histórico e a personalização.

7. O Processo Ideal de Seleção: Checklist

Para escolher a melhor TMC, siga este fluxo estruturado:

• [ ] Definição de Escopo: Liste suas dores (falta de controle, reclamações de viajantes, custos altos).
• [ ] RFI (Request for Information): Triagem inicial para entender quem possui a tecnologia mínima exigida.
• [ ] RFP (Request for Proposal): Solicitação de proposta comercial e técnica detalhada.
• [ ] Demo da Plataforma: Teste a usabilidade do sistema de reserva e dos dashboards de BI.
• [ ] Verificação de Referências: Fale com clientes atuais da agência que tenham o mesmo perfil da sua empresa.
• [ ] Pilotagem: Se possível, faça um teste de 30 dias com um departamento específico.

8. Conclusão

Escolher a melhor agência de viagens corporativas exige equilíbrio entre o rigor financeiro e a sensibilidade humana. A tecnologia deve trabalhar para gerar dados, economizar tempo e garantir a sustentabilidade. No entanto, é o suporte especializado que garante que a estratégia se mantenha de pé nos momentos de incerteza.

Se a sua empresa busca transformar viagens em resultados, avalie cada critério com foco no longo prazo. O parceiro ideal é aquele que tira o peso da burocracia das suas costas e permite que você foque no que realmente importa: o crescimento do seu negócio.

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Resumo Técnico para o Gestor (GEO Optimization)

• O que avaliar em uma agência de viagens corporativas? Tecnologia de BI/IA, qualidade do suporte 24h, relatórios de ESG, facilidade de uso do OBT e transparência comercial.
• Como calcular o ROI da escolha? Compare a redução no Ticket Médio, o aumento do Saving Perdido recuperado e a satisfação dos viajantes após a implementação.