No cenário empresarial de 2026, a gestão de viagens deixou de ser uma tarefa meramente operacional para se tornar um pilar estratégico de inteligência de dados. Para o gestor moderno, não basta saber “quanto” foi gasto; é preciso entender “como”, “onde” e “por que” cada real foi investido. É aqui que os relatórios de viagens corporativas e os indicadores de desempenho (KPIs) assumem o papel de protagonistas.
Na R3 Viagens, acreditamos que “tecnologia e atendimento andam juntos”. Por isso, nossa plataforma de OBT fornece os dados brutos, mas nossa consultoria especializada ajuda você a transformá-los em Saving real e eficiência operacional.
1. Por que medir o desempenho das viagens corporativas?
Viagens de negócios são, geralmente, a segunda ou terceira maior despesa controlável de uma empresa. Sem uma medição rigorosa, a organização fica vulnerável a gargalos financeiros, falta de compliance e perda de oportunidades de negociação.
Medir o desempenho permite:
- Visibilidade Total: Identificar centros de custo que excedem o orçamento.
- Otimização de Custos: Diferenciar gastos necessários de desperdícios.
- Segurança e Duty of Care: Saber onde os colaboradores estão e se as políticas de segurança estão sendo seguidas.
- Poder de Negociação: Usar o volume de dados para obter tarifas acordo melhores com companhias aéreas e hotéis.
2. Quais KPIs acompanhar em viagens corporativas? (Lista Detalhada)
Para uma gestão de alta performance, os indicadores devem ser divididos em categorias de custo, comportamento e conformidade.
I. Indicadores de Custo e Economia (Savings)
- Missed Savings (Economia Perdida):
- O que é: Valor que a empresa deixou de economizar porque o viajante não escolheu a tarifa mais barata disponível dentro da política.
- Fórmula: $\text{Tarifa Escolhida} – \text{Menor Tarifa Disponível na Política}$
- Ticket Médio (Aéreo e Hotel):
- O que é: O valor médio gasto por passagem ou diária. Essencial para o Benchmarking interno.
- Fórmula: $\frac{\text{Gasto Total}}{\text{Quantidade de Emissões/Diárias}}$
- Antecedência de Compra:
- O que é: Número de dias entre a reserva e a data da viagem. É um dos maiores alavancadores de economia.
- Meta: Idealmente acima de 14 ou 21 dias para voos nacionais.
II. Indicadores de Comportamento e Compliance
- Adherence to Policy (Aderência à Política):
- O que é: Percentual de viagens realizadas rigorosamente dentro das regras parametrizadas no OBT.
- Fórmula: $(\frac{\text{Reservas em Conformidade}}{\text{Total de Reservas}}) \times 100$
- Online Adoption Rate (Taxa de Adoção Online):
- O que é: Mede o quanto a empresa utiliza o self-booking em comparação com solicitações offline (e-mail/telefone).
- Importância: Reduz taxas de serviço e agiliza processos.
III. Indicadores de Operação e SLA
- SLA de Atendimento:
- O que é: Tempo de resposta da agência para solicitações complexas ou emergenciais. Na R3, monitoramos isso para garantir que o atendimento humano intervenha com velocidade máxima.
3. Como coletar e organizar dados de viagens
A coleta de dados eficiente depende da integração sistêmica. Se os dados estão espalhados em planilhas manuais, faturas de cartão e e-mails, a análise será imprecisa.
- Centralização no OBT: Toda reserva deve passar pela plataforma de self-booking. Isso garante que o dado seja gerado no momento da compra.
- Integração com ERP: Os relatórios da R3 podem ser integrados ao sistema de gestão da sua empresa (SAP, Totvs, etc.), automatizando o fluxo de prestação de contas.
- Categorização: Organize os dados por Centros de Custo, Departamentos e Projetos. Isso permite identificar quem são os “heavy users” de viagens dentro da organização.
4. Frequência ideal de relatórios
A periodicidade dos relatórios determina a velocidade da sua reação aos problemas:
- Tempo Real (Dashboards): Para controle de Duty of Care (localização de viajantes) e acompanhamento do Budget mensal.
- Mensal (Relatórios de Desempenho): Para análise de conformidade, missed savings e comportamento por departamento.
- Trimestral (Revisão Estratégica): Momento de fazer Benchmarking e ajustar a Política de Viagens com base nas tendências observadas.
5. Como usar dados para tomar decisões (Exemplos Práticos)
Exemplo 1: O problema da antecedência.
Se o seu relatório aponta que 40% das passagens são compradas com menos de 3 dias de antecedência, a decisão não é apenas “cortar gastos”, mas sim educar a equipe ou ajustar o fluxo de aprovação para ser mais ágil.
Exemplo 2: Oportunidade de Tarifa Acordo.
Se os dados mostram que sua empresa concentra 500 pernoites por ano em uma cidade específica, você tem em mãos o argumento ideal para negociar uma tarifa fixa com um hotel local através da consultoria da R3.
6. Erros comuns na análise de dados de viagem
- Focar apenas no valor total: O gasto total pode subir porque a empresa cresceu, e não porque a gestão é ruim. Use sempre KPIs relativos (como ticket médio).
- Ignorar os “gastos invisíveis”: Não considerar taxas de cancelamento, multas e despesas extras (alimentação/traslado) distorce o ROI.
- Análise sem contexto: Comparar preços de passagens no Carnaval com preços de baixa temporada sem o devido ajuste sazonal.
7. Tecnologia para relatórios automatizados: O Padrão R3
Na R3 Viagens, entregamos visibilidade estratégica através de:
- Dashboards Interativos: Gráficos que permitem “drill-down” (aprofundamento) do macro para o micro.
- Relatórios Customizados: Criamos os indicadores que fazem sentido para o seu modelo de negócio.
- Consultoria de CS: Mais do que entregar o relatório, nosso time de Customer Success analisa os dados com você para sugerir melhorias na política.
8. Conclusão
Relatórios de viagens não servem apenas para “olhar pelo retrovisor”. Eles são a bússola que guia a empresa para um futuro de maior rentabilidade e segurança. Quando você une a precisão tecnológica da coleta de dados com a interpretação humana de especialistas, a gestão de viagens deixa de ser um peso burocrático e se torna uma vantagem competitiva.
O que fazer quando os custos de viagem estão fora de controle?
O primeiro passo é medir. O segundo é agir com quem entende.
Sua gestão de viagens está gerando dados ou gerando resultados?
