Planejar viagens corporativas eficientes e livres de problemas é essencial para garantir que colaboradores possam focar em seus objetivos de trabalho e que a empresa mantenha o controle de custos e logística. No entanto, alguns erros comuns podem acabar prejudicando a experiência do viajante e o orçamento corporativo. Para ajudar a evitar esses contratempos, reunimos uma lista dos principais erros no planejamento de viagens corporativas e dicas práticas para solucioná-los.

1. Falta de uma Política de Viagem Estruturada

Erro: Muitas empresas ainda não possuem uma política de viagem clara, o que gera confusão sobre o que é ou não permitido. Sem uma política definida, colaboradores podem acabar reservando acomodações ou serviços mais caros, gerando gastos extras e incertezas sobre o reembolso.

Como evitar: Crie uma política de viagem corporativa detalhada, que inclua orientações sobre hospedagem, transporte, alimentação e limites de orçamento. Garanta que todos os colaboradores tenham acesso a essa política e ofereça treinamentos sobre como utilizá-la. Isso ajuda a reduzir dúvidas e a manter todos alinhados com as expectativas da empresa.

2. Planejamento de Última Hora

Erro: Reservar passagens e acomodações em cima da hora é um erro comum e geralmente resulta em preços mais altos e menos opções de escolha, afetando tanto o orçamento quanto o conforto dos colaboradores.

Como evitar: Sempre que possível, planeje as viagens com antecedência. Defina processos e prazos para solicitação de viagens, garantindo que a equipe tenha tempo para buscar as melhores opções e condições de reserva. Isso não só diminui custos, mas também aumenta a probabilidade de conseguir voos diretos e acomodações melhores.

3. Escolha de Acomodações Sem Considerar Localização e Conforto

Erro: Para economizar, algumas empresas escolhem acomodações mais distantes do local de trabalho ou com estrutura inadequada, o que pode resultar em tempo de deslocamento maior e queda na produtividade dos colaboradores.

Como evitar: Priorize hospedagens próximas ao local onde o colaborador irá trabalhar ou em regiões bem conectadas com o transporte público. Além disso, considere o nível de conforto da acomodação para garantir que o colaborador possa descansar adequadamente, especialmente em viagens de longa duração.

4. Não Priorizar a Segurança e o Bem-Estar do Colaborador

Erro: Esquecer de verificar aspectos de segurança e bem-estar, como seguros de viagem, condições sanitárias do destino ou exigências de saúde locais, pode colocar o colaborador em risco.

Como evitar: Adote políticas de segurança rigorosas, garantindo que todos os colaboradores viajem com seguro adequado e que informações sobre segurança do destino sejam verificadas com antecedência. Oriente os viajantes sobre medidas de proteção e assistência em casos de emergência.

5. Falta de Controle sobre as Despesas de Viagem

Erro: Sem um sistema eficiente para monitorar e controlar as despesas de viagem, a empresa pode perder o controle dos gastos e enfrentar dificuldades com o reembolso. Isso também abre brechas para gastos excessivos.

Como evitar: Use uma plataforma de gestão de despesas que permita monitorar os gastos em tempo real e facilite o envio de comprovantes digitais pelos colaboradores. Isso mantém o controle de custos e reduz o risco de erros e abusos.

6. Não Aproveitar Parcerias com Agências Especializadas

Erro: Tentar organizar viagens de forma interna sem o suporte de uma agência especializada pode levar a dificuldades na gestão e desperdício de tempo e recursos.

Como evitar: Considere parcerias com agências de viagens corporativas como a R3 Viagens, que oferecem suporte especializado, garantem melhores negociações e cuidam de toda a logística da viagem. Uma agência pode negociar tarifas mais competitivas e disponibilizar atendimento em tempo real para imprevistos, tornando a experiência mais segura e eficaz.

7. Falta de Flexibilidade e Adaptação a Mudanças

Erro: Imprevistos podem ocorrer, como mudanças de última hora em reuniões, voos cancelados ou condições climáticas adversas. Muitas empresas falham ao não considerar essas possibilidades em seus planejamentos, o que causa estresse e desorganização.

Como evitar: Adote uma abordagem flexível ao planejar viagens e conte com uma agência ou plataforma de viagem que permita alterações rápidas e eficientes. Sempre tenha um plano alternativo para deslocamentos importantes e oriente os colaboradores sobre os procedimentos em casos de emergência.

8. Não Definir uma Estrutura de Aprovação e Relatórios

Erro: Sem uma estrutura formal de aprovação, os pedidos de viagem podem se acumular ou passar por múltiplos departamentos, atrasando o processo. A falta de relatórios, por sua vez, dificulta a análise de gastos e o controle do orçamento de viagens.

Como evitar: Estabeleça uma estrutura de aprovação clara, designando responsáveis para agilizar as autorizações. Utilize também relatórios periódicos para avaliar os gastos e melhorar a gestão financeira das viagens. Com essas práticas, fica mais fácil acompanhar o ROI das viagens e fazer ajustes para otimizar custos.

9. Ignorar a Saúde Mental e o Conforto do Colaborador

Erro: Focar apenas em cortar custos e negligenciar o bem-estar do colaborador pode resultar em uma experiência de viagem desgastante e até improdutiva. Viagens longas sem intervalos adequados para descanso afetam a saúde mental e a produtividade.

Como evitar: Ofereça condições de viagem confortáveis, como voos diretos e acomodações de qualidade. Estimule o equilíbrio entre trabalho e lazer (como a tendência de “bleisure”) e permita que o colaborador tenha tempo para descansar adequadamente, especialmente em deslocamentos longos e em fusos horários diferentes.

10. Não Levar em Conta a Sustentabilidade e a Responsabilidade Ambiental

Erro: Com a crescente preocupação ambiental, ignorar práticas sustentáveis em viagens pode impactar negativamente a imagem da empresa e prejudicar o meio ambiente.

Como evitar: Adote práticas de viagem sustentáveis, como compensação de carbono, escolha de voos com menor emissão e hospedagem em locais eco-friendly. A sustentabilidade está cada vez mais alinhada aos valores dos consumidores e parceiros, sendo um diferencial competitivo para empresas conscientes.

Conclusão

Evitar esses erros no planejamento de viagens corporativas pode fazer uma grande diferença para a eficiência, o bem-estar dos colaboradores e o controle financeiro da empresa. Contar com políticas de viagem bem definidas, ferramentas de gestão eficientes e apoio de uma agência especializada, como a R3 Viagens, é fundamental para garantir que as viagens de negócios sejam produtivas e bem-sucedidas.

Quer saber mais sobre como otimizar as viagens corporativas da sua empresa? Visite o blog da R3 Viagens para conferir mais dicas e conteúdos sobre gestão de viagens de negócios!